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新查冊(cè)制度下香港公司該如何準(zhǔn)備？為何強(qiáng)調(diào)個(gè)人資料保護(hù)很重要？

新的個(gè)人資料保護(hù)規(guī)定
新查冊(cè)制度的實(shí)施時(shí)間
公司應(yīng)如何準(zhǔn)備？
個(gè)人資料保護(hù)的重要性
選擇瑞豐德永作為您的公司秘書服務(wù)商

新的個(gè)人資料保護(hù)規(guī)定

《香港公司條例》正在實(shí)施新的查冊(cè)制度。這將為公司董事和其他相關(guān)個(gè)人的個(gè)人資料提供額外保護(hù)。本文列出了這些保護(hù)措施以及新制度的實(shí)施時(shí)間。

2014年3月3日，新《公司條例》（第622章）取代了之前的《公司條例》（第32章）。根據(jù)修訂后的準(zhǔn)則，如果企業(yè)破產(chǎn)，公眾可以獲取有關(guān)公司董事、公司秘書或清算人的某些個(gè)人資料。此類資料通常是涉及個(gè)人隱私，包括其常住地地址和完整的身份識(shí)別碼。

新的個(gè)人資料保護(hù)規(guī)定
目前，如果某人希望查閱他人的個(gè)人資料，則必須發(fā)表聲明闡明其搜索目的，并確認(rèn)他們僅將數(shù)據(jù)用于其已陳述的目的。
隨著技術(shù)進(jìn)步和對(duì)數(shù)據(jù)安全的廣泛關(guān)注，這種方法的保護(hù)程度不再足夠。因此，修訂后的條例為新的查冊(cè)制度做出了規(guī)定，在該制度下將引入以下附加保護(hù)措施：
1、只有公司董事和秘書的通訊地址，以及董事、公司秘書和其他相關(guān)個(gè)人的部分身份識(shí)別碼，才會(huì)顯示在公司注冊(cè)處保存的公司登記冊(cè)中。這適用于新的查冊(cè)制度開始后提交的文件。
2、只有提出申請(qǐng)的人士才能訪問(wèn)他人的個(gè)人常住地地址和完整身份識(shí)別碼。法院認(rèn)為適當(dāng)時(shí)可披露此類資料。如果公司注冊(cè)處無(wú)法通過(guò)提供的通訊地址有效地與董事溝通，則公司注冊(cè)處也可能會(huì)披露常住地地址。
3、在新的查冊(cè)制度開始實(shí)施之前已將其受保護(hù)信息包含在文件中的個(gè)人，可以向公司注冊(cè)處申請(qǐng)阻止對(duì)此類材料進(jìn)行檢查。
4、公司也可以保留其登記冊(cè)中包含的保護(hù)信息不受公眾查閱。
盡管此類保障措施已于2014年納入了《公司條例》，但相關(guān)制度尚未實(shí)施。因公司注冊(cè)處的綜合資訊系統(tǒng)需作大幅改良，而新計(jì)劃將于2023年年底完成。

新查冊(cè)制度的實(shí)施時(shí)間

該查冊(cè)制度將在2023年底之前上線。新查冊(cè)制度將分為以下三個(gè)階段實(shí)施：
第1階段
公司條例的規(guī)定將允許公司拒絕對(duì)于董事和公司秘書的常住地和完整身份識(shí)別碼（僅適用于其自己的登記冊(cè)）。本階段將從于2021年5月提交立法會(huì)的具體附屬立法開始。
第2階段
從2022年10月開始實(shí)施《公司條例》的相關(guān)條文，以禁止對(duì)公司注冊(cè)處的受保護(hù)信息進(jìn)行公開檢查（僅適用于在此階段開始后提交注冊(cè)的文件）。
第3階段
從2023年12月開始，實(shí)施所有剩余的《公司條例》條文。容許有關(guān)人士阻止已經(jīng)在注冊(cè)處存檔文件的受保護(hù)資料免于公開檢查。
除了新的檢查系統(tǒng)外，公司注冊(cè)處還指出，它可能會(huì)隨時(shí)修訂與查閱與登記冊(cè)中歸檔文件有關(guān)的管理措施。例如，要求說(shuō)明查閱目的，但迄今為止尚未提出任何此類修正案。

公司應(yīng)如何準(zhǔn)備？

在2022年10月第二階段開始之前，公司只有在必要的立法修正案通過(guò)后，才能將其自己登記冊(cè)中的常住地地址和身份識(shí)別碼排除在公眾檢查之外。目前公司需要確定是否執(zhí)行此決定，如果是，則需引入必要的內(nèi)部流程。

個(gè)人資料保護(hù)的重要性

2020年1月，香港政制及內(nèi)地事務(wù)局發(fā)表了一份討論文件，其中考慮對(duì)《個(gè)人資料（私隱）條例》進(jìn)行更新，以解釋“人肉搜索”等現(xiàn)代趨勢(shì)。這是在互聯(lián)網(wǎng)上披露個(gè)人資料的地方。本文還研究了數(shù)據(jù)處理的引入，以通知用戶任何此類數(shù)據(jù)泄露。

盡管尚未針對(duì)這些擬議的修訂提出實(shí)施計(jì)劃，但公司應(yīng)注意更大的趨勢(shì)：監(jiān)管部門日益強(qiáng)調(diào)個(gè)人數(shù)據(jù)的重要性。如果您的公司在處理信息時(shí)可能會(huì)讓你面臨未來(lái)的監(jiān)管審查，則采取行動(dòng)的時(shí)間宜早不宜遲。

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